Keuringsprocedure

1. Alle op het publiek gerichte reclame-uitingen voor geneesmiddelen en gezondheidsproducten vallen onder het toezicht van de Keuringsraad. Dit betreft niet alleen advertenties en commercials in publieksmedia, maar ook point of sale materiaal, direct mail, publieksfolders en andere eigen uitgaven. Conform het bepaalde in artikel 2 van beide Codes zijn daar verpakkingsteksten voor gezondheids-producten wel en voor geregistreerde geneesmiddelen niet onder begrepen. Public relations materiaal en persberichten worden niet beschouwd als reclame-uitingen, maar als informatie voor journalisten. Zodra er echter geen sprake meer is van volledige redactionele onafhankelijkheid, zoals bij advertorials het geval is, worden uitingen over geneesmiddelen en gezondheidsproducten beschouwd als reclame-uitingen die onder het toezicht van de Keuringsraad vallen.

2. Ter verkrijging van een toelatingsstempel dient in een zo vroeg mogelijk stadium de conceptadvertentie, de concepttekst van de radiocommercial, het concept-story-board van de tv-commercial of, in geval van een ander type uiting, enig ander concept van de reclame-uiting aan de Keuringsraad te worden voorgelegd.

3. Elk voorgelegd concept dient te worden vergezeld van de verpakkings- en bijsluitertekst als het om producten gaat die niet in het Repertorium (laatste editie, betreft geregistreerde geneesmiddelen) of Handboek OTC homeopathie (voor homeopathische geneesmiddelen die zijn aangemeld voor de registratieprocedure). De Keuringsraad kan daarvan afzien wanneer het om een haar goed bekend product gaat en er -blijkens een schriftelijke verklaring van de adverteerder- geen wijzigingen in de productspecificaties en -informatie zijn opgetreden.

4. Bij reclame-uitingen voor gezondheidsproducten, waarin een gezondheidsaanprijzingwordt gehanteerd, dient de aangeprezen werking aannemelijk te zijn. Om de aannemelijkheid van de gezondheidsclaim te kunnen aantonen moet de importeur/producent over objectieve gegevens beschikken waaruit de werking of eigenschap blijkt. Het begrip objectieve gegevens wordt nader omschreven als: 'wetenschappelijke artikelen uit gerenommeerde tijdschriften of vergelijkbare bronnen. Pamfletten, folders en verklaringen van individuele wetenschappers kunnen niet als zodanig worden aangemerkt.'
Bij een haar bekend gezondheidsproduct waarvan zij de aangeprezen werking niet onaannemelijk acht, zal de Keuringsraad in het algemeen niet verlangen om daarvoor (opnieuw) schriftelijk bewijsmateriaal te overleggen, mits er -blijkens een schriftelijke verklaring van de adverteerder- geen wijzigingen in de productspecificaties en -informatie zijn opgetreden.
Indien de Keuringsraad een reclame-uiting ontoelaatbaar acht, heeft de adverteerder de gelegenheid om gegevens aan te dragen of anderszins zaken te verduidelijken, teneinde de bezwaren weg te nemen.
N.B. Een aan de reclame-uiting van een gezondheidsproduct verleende toelating kan nimmer worden beschouwd als een verleende goedkeuring aan de eigenschappen of kwaliteit van het gezondheidsproduct zelf.

5. Nadat toelating is verleend op basis van het voorgelegde concept van de reclame-uiting, wordt het benodigde aantal fotokopieën van een werktekening of story-board voorzien van een (genummerd) origineel toelatingsstempel of toelatingsnummer.

6. De diensten van de Keuringsraad worden in rekening gebracht aan de opdrachtgever volgens vastgestelde tarieven (zie Tarieven dienstverlening Keuringsraad).

7. Bij het aanbieden van de reclame-uiting aan de media dient voor de eerste plaatsing/ uitzending per medium een van een origineel stempel voorziene fotokopie van werktekening c.q. story-board bij de betreffende advertentie-exploitant te worden aangeleverd. Tijdens de geldigheidsduur van het toelatingsstempel is herplaatsing dan onbeperkt mogelijk.

8. Op alle reclame- en promotiemateriaal met uitzondering van verpakkingen, radio- en tv-reclame, moet het toelatingsnummer worden meegedrukt. Voor eigen uitgaven geldt expliciet dat een toelatingsnummer alleen wordt afgegeven nadat de definitieve opmaak ter beoordeling is voorgelegd. De vermelding van het KOAG/KAG-nummer mag nooit wervend zijn, maar dient in een klein lettertype of in het colofon te geschieden.

9. Wijzigingen in de tekst of illustratie maken de toelating ongeldig.

10. Indien aan de reclame-uiting een toelating wordt onthouden en de adverteerder zich daar niet bij neerlegt, kan een beroep worden aangetekend bij het College van Beroep KOAG/KAG. Binnen de gestelde termijn zal het College een definitief oordeel over de toelating of afwijzing geven. Voor behandeling van het beroep/de klacht door het College worden kosten in rekening gebracht volgens een vastgesteld tarief.

11. Na verstrijken van de geldigheidsduur kan de toelating voor maximaal dezelfde duur worden verlengd. De adverteerder dient daartoe een schriftelijk verzoek in te dienen met verklaring dat er geen wijzigingen in de productspecificaties en -informatie zijn opgetreden en opnieuw fotokopieën van werktekeningen/story-boards ter (her)stempeling voor te leggen om die vervolgens bij de advertentie-exploitanten aan te leveren. Een maand voor het aflopen van de geldigheidsdatum ontvangt de adverteerder een herinnering.

12. De Keuringsraad kan een toelaatbaarheidsverklaring tijdens de geldigheidsduur herroepen indien dit door nieuwe inzichten of gewijzigde omstandigheden noodzakelijk wordt geacht. Bij gezondheidsproducten kan zij eveneens verlangen alsnog of nader bewijsmateriaal te overleggen indien er twijfels zijn gerezen over de aannemelijkheid van de aangeprezen werking.