Medewerker aan het woord: Barbara Polychronakis

Medewerker aan het woord: Barbara Polychronakis

Medewerker aan het woord: Barbara Polychronakis

Barbara Polychronakis is één van onze specialisten Gezondheidsreclame bij de Keuringsraad. In dit interview vertelt zij meer over de veranderingen in de werkwijze van de Keuringsraad tijdens de coronaperiode. 
 
Hoe lang werk je bij de Keuringsraad?
Ik ben in 2015 begonnen bij de Keuringsraad. Voor die tijd heb ik in de voedingsindustrie gewerkt.
 
Is er in de afgelopen jaren veel veranderd? 
Ja! We zijn efficiënter gaan werken door het digitaliseren van veel van onze werkprocessen. Op het moment dat ik hier kwam werken, deden we niets digitaal. We beoordeelden alle aanvragen op papier en scanden deze. Je kunt je wel voorstellen wat een dikke stapel papieren er in een dossier zat. Nu wordt er nog nauwelijks iets op papier uitgeprint en gaat alle communicatie zoveel mogelijk digitaal.
 
En als het gaat om het contact met klanten?
Dan is er ook veel veranderd. Nu werken we in vaste klantenteams en zijn de collega’s onderling op verschillende vlakken gespecialiseerd. Er is iedere dag veel overleg binnen het team om beoordelingen inhoudelijk te bespreken. Sinds 2018 werken we met een digitaal Klant Beoordeling Systeem en dat heeft enorm geholpen in het verdelen van de taken, de dagelijkse werkzaamheden en het klantcontact. Dit systeem geeft ook inzicht in de efficiëntie van onze werkprocessen en onze werklast. 
 
En de werkplek?
Een vaste telefoon op de werkplek heeft plaats gemaakt voor een telefoonsysteem gekoppeld aan onze pc’s. Dit maakt bellen op afstand met klanten ook mogelijk. Ook kunnen we daarmee op andere plaatsen dan onze vaste werkplek op kantoor werken. Omdat we allemaal verspreid door het land wonen, scheelt dit veel reistijd. 
 
En toen kwam het coronavirus. Hoe ging dat?
Op zondag 15 maart kwam Janine, onze directeur, met het bericht dat we niet meer op kantoor konden werken de komende tijd. Dat was toch wel even aanpassen en wennen, ondanks het feit dat dit daarvoor ook al mogelijk was. Samen lunchen zat er niet meer in en even snel iemand aanspreken met korte vragen of om even mee te kijken naar een beoordeling ook niet. Overleg met klanten hebben we de eerste weken opgeschort, maar dit kon natuurlijk niet met onze onderlinge overleggen en de werkinhoudelijke discussies. We moesten nadenken over hoe we een langere periode thuis zouden kunnen werken.
 
Hoe hebben jullie dat opgelost?
In de vorm van een online app voor (video)bellen en vergaderen. Nu beginnen we iedere dag met een online dagstart met alle aanwezige collega’s. Dit gaat over alles wat er speelt: van sociale gebeurtenissen, inhoudelijke vragen tot aan werklast. Door het videobellen heb je onderling toch nog een beetje gevoel van verbinding.

En hoe gaat het overleg met klanten nu?
Dat doen we nu ook met deze tool. Het delen van documenten kan gelukkig ook en daar maken we veel gebruik van. Inmiddels zijn we bezig met de ontwikkeling van een online workshop. Daar is veel vraag naar. In de toekomst zullen we dit vast veel vaker doen. 
 
Wat zijn de voordelen van thuiswerken?
Oeh, dat vind ik lastig. Het heeft zeker wel voordelen om thuis te werken. De drukte en vertragingen in de trein mis ik zeker niet. Het is heerlijk om met je koffie meteen achter je pc te kunnen zitten. Het is ook wel makkelijker om privé en werk te combineren. We kunnen onze dagen flexibeler indelen, ook wat betreft de taakverdeling. Onze overlegmomenten over beoordelingen moeten we nu meer plannen. Je kunt niet meer zien of iemand even tijd heeft tussen de dossiers door. Daardoor kunnen er ook meer collega’s aanschuiven in de gesprekken en dit draagt zeker bij aan de kwaliteit en consistentie van onze beoordelingen. 
 
Wat mis je?
De interactie met collega’s, het praatje bij het koffieapparaat en de wandeling met collega’s tijdens de lunch mis ik. Wel merken we dat de werkdagen snel langer zijn. Nu hoef ik niet meer te rennen om de trein te halen.
 
Hoe gaat het nu verder?
Voorlopig werkt dit prima en zullen we niet snel alle dagen tegelijkertijd op kantoor aanwezig zijn. Onze werkruimte is nog niet aangepast op werken met 1,5 meter afstand. Ik vraag me echter af of dit ook echt nodig is. Het gaat er natuurlijk om dat we klanten zo goed mogelijk van dienst zijn en dat kunnen we in de huidige situatie ook.

 
 
Copyright: © alle rechten voorbehouden door Keuringsraad, KOAG/KAG